O factură corectă conține datele de identificare ale furnizorului și ale clientului, un număr și o dată de emitere, descrierea clară a bunurilor sau serviciilor și sumele calculate fără greșeli. Cele mai multe probleme apar din detalii mici: o denumire scrisă altfel decât în actele firmei, un cod de înregistrare cu o cifră greșită, o adresă veche. Pașii de mai jos te ajută să prinzi aceste erori înainte ca documentul să plece.
De ce contează datele firmei pe o factură
Factura nu e doar o cerere de plată. Este un document justificativ, pe baza căruia clientul își înregistrează cheltuiala și pe baza căruia tu îți înregistrezi venitul. Dacă datele nu corespund realității, documentul poate fi refuzat de partener sau poate crea întrebări la un control. Iar corectarea, în multe cazuri, înseamnă anulare și reemitere, adică muncă dublă.
Verificarea durează câteva minute, dar economisește corespondență lungă. Mai jos găsești o procedură în pași, pe care o poți aplica la fiecare factură, indiferent de programul în care lucrezi.
Dacă lucrezi cu un program de facturare, profită de funcțiile lui: completarea automată pe baza fișei clientului, avertizările pentru câmpuri lipsă și previzualizarea documentului. Ele nu înlocuiesc atenția ta, dar reduc numărul de locuri în care se poate strecura o greșeală de tastare. Dacă emiți facturi rar, tocmai lipsa rutinei face verificarea mai importantă.
Pasul 1: verifică datele furnizorului, adică ale firmei tale
Începe cu propriile date. Denumirea firmei trebuie să fie cea din actele de înființare, cu forma juridică inclusă. Codul de identificare fiscală, numărul de ordine din registrul comerțului și sediul social trebuie să fie cele curente. Dacă ai schimbat adresa sau ai intrat într-un alt regim de TVA, actualizează fișa firmei în program, altfel eroarea se va repeta în toate documentele viitoare.
Verifică și contul bancar afișat pe factură. Un IBAN greșit trimite banii într-un loc nepotrivit, iar clientul te va suna pentru confirmare.
Pasul 2: confirmă datele clientului
Nu te baza pe ce ai notat de mână acum doi ani. Cere clientului datele actuale sau verifică-le în surse oficiale, în special denumirea exactă și codul de identificare. La clienții persoane juridice, diferențele dintre „SRL” și „SA” sau între două firme cu nume asemănător pot genera confuzii serioase. La persoane fizice, solicită doar datele strict necesare, fără informații în plus.
Atenție la sediul social versus punctul de lucru: factura se emite de regulă pe datele de identificare ale firmei, iar livrarea poate avea o altă adresă, menționată separat.
Pasul 3: numărul, seria și data
Facturile se numerotează în ordine, fără goluri nejustificate, iar seria trebuie folosită consecvent. Un salt de numere sau două documente cu același număr atrag întrebări. Data emiterii trebuie să corespundă zilei în care ai întocmit documentul; dacă livrarea sau prestarea s-a făcut la altă dată, aceasta se poate preciza separat. Dacă lucrezi cu mai multe serii, notează într-un loc clar ce serie folosești pentru ce.
Pasul 4: descrierea și cantitățile
O descriere vagă, de tipul „servicii diverse”, creează dificultăți atât clientului, cât și contabilului. Scrie ce ai livrat sau prestat, într-un mod din care un străin să înțeleagă. La produse, menționează cantitatea și unitatea de măsură; la servicii, perioada sau proiectul. Dacă factura se leagă de un contract sau de o comandă, o trimitere la numărul acestora înlesnește potrivirea ulterioară.
Pasul 5: sumele, cotele și totalul
Recalculează rapid ce a calculat programul, mai ales dacă ai introdus manual prețuri sau reduceri. Verifică dacă cota de TVA aplicată corespunde situației operațiunii și a firmei, iar dacă nu ești sigur, întreabă contabilul înainte de emitere, nu după. Compară totalul cu oferta sau cu contractul: diferențele mici de rotunjire sunt normale, cele mari sunt semn de eroare.
Câteva elemente merită controlate de fiecare dată:
- moneda în care e exprimată factura și cursul, dacă este cazul;
- valoarea fără TVA, TVA-ul și totalul, care trebuie să se potrivească între ele;
- termenul de plată și modalitatea de achitare;
- mențiunile speciale cerute de tipul operațiunii.
Pasul 6: o ultimă privire înainte de trimitere
Citește factura ca și cum ai primi-o tu. Se înțelege cine plătește, cui, cât și pentru ce? Dacă lucrezi în sistemul electronic, programul va semnala unele neconcordanțe, însă nu le prinde pe toate. Erorile de conținut, de pildă o sumă greșită care respectă formatul, trec neobservate până când le vede un om. Despre cele mai întâlnite probleme din circuitul electronic și despre felul în care se corectează, vezi lista erorilor frecvente din e-Factura, unde fiecare situație este explicată separat.
Ce faci dacă ai trimis deja o factură cu greșeli
Nu o ignora și nu spera că nu va observa nimeni. Contactează clientul, explică eroarea și corectează documentul prin procedura potrivită: anulare și reemitere sau stornare, în funcție de situație și de ce a apucat să se întâmple cu factura. Păstrează dovada comunicării. Dacă ai dubii asupra metodei, contabilul este persoana care știe cum se reflectă corecția în evidențe și în declarații.
Un obicei care previne multe necazuri este să ții datele partenerilor într-o fișă unică, actualizată, din care se completează automat facturile. Ghidurile și explicațiile fiscale de pe FiscalPress pot servi drept punct de plecare pentru cine vrea să-și organizeze mai bine această parte a muncii, dar rutina ta de verificare rămâne cea mai bună protecție.
Lista scurtă, de imprimat lângă calculator
- Denumirea și codul firmei tale, corecte și actuale.
- Datele clientului, confirmate recent.
- Serie, număr și dată în ordine.
- Descriere clară și cantități exacte.
- Sume, cote și total care se potrivesc.
- Citire finală din perspectiva destinatarului.
